Wie so viele Automobilhersteller ist auch VW inzwischen gezwungen, Kosten zu sparen. So ist das Management jüngst den Farbausdrucken auf den Leib gerückt.
Doch was der Konzern da betreibt, halte ich für hochgradig kontraproduktiv und ein gutes Beispiel für Defizite zentraler Steuerung, die Sie identifizieren sollten …
Kosteneinsparung in VW-Manier
Es ist erst einmal nichts dagegen zu sagen, die Zahl der bunt gedruckten Blätter zu reduzieren: Farbige Druckerpatronen kosten Geld und sicher war nicht jede Farbverzierung, die in der Vergangenheit gemacht wurde, wirklich nötig. Was also ist an dieser Einsparung kontraproduktiv?
Sehen Sie sich an, wie sie umgesetzt wurde: Die Konzernleitung beschließt, dass ab sofort keine Farbausdrucke mehr erlaubt sind. Punkt. Dieser Beschluss wird per E-Mail an alle Mitarbeiter kommuniziert und die Farboption der Drucker unternehmensweit abgeschaltet. Ich nenne das ein Musterbeispiel für zentrale Steuerung.
Und wie jede zentrale Steuerungsmaßnahme signalisiert auch diese den Mitarbeitern: Wir trauen Dir nicht zu, verantwortlich im Sinne des Unternehmens zu handeln und entscheiden, also tun wir das für dich.
Eigenverantwortung – Fehlanzeige
Mit diesem Vorgehen sind gleich mehrere Probleme verbunden. Eines ist, dass Sie Ihren Mitarbeitern systematisch das eigene Denken abtrainieren. Das Wissen und Urteilsvermögen der Mitarbeiter sind nicht gefragt. Sie nehmen ihnen die Freiheit, selbst situativ zu entscheiden, wann ein Farbausdruck nötig und sinnvoll ist und wann nicht. Stattdessen gibt eine starre Regel. Und die muss befolgt werden. So ist das eben mit Regeln.
Wir leben in einer komplexen Welt. Und gerade deswegen wird der Ruf nach eigenverantwortlichen und unternehmerisch denkenden Mitarbeitern immer lauter. Denn Komplexität lässt sich nicht durch Regeln beherrschen. Nun wissen Sie, warum ich dieses Vorgehen für kontraproduktiv halte. Ganz abgesehen davon, dass sich damit wahrscheinlich noch nicht einmal die gewünschten Einsparungsziele erreichen lassen …
Ein Antrag auf Erteilung eines Antragsformulars …
Es wird immer Anlässe geben, bei denen der Mitarbeiter doch nicht umhin kann, einen Farbausdruck machen zu müssen. Stellen wir uns kurz vor, wie regelgetriebene Unternehmen in solchen Fällen typischerweise agieren. Wenn Sie den Regel-Irrwitz weiterdenken, muss der Mitarbeiter, um von der Regel abweichen zu dürfen, ein Formular ausfüllen und seiner Führungskraft zur Genehmigung vorlegen. Das Auffinden und Ausfüllen des Formulars kostet den Mitarbeiter fünf Minuten, in der er keine andere Aufgabe bearbeiten kann. Er druckt das Formular aus (in schwarz-weiß selbstverständlich) und trägt es zu seinem Chef.
Dieser nimmt sich zwischen all seinen Meetings irgendwann ebenfalls wertvolle Zeit, um den Antrag zu prüfen und seine Unterschrift darunter zu setzen. Nun sind womöglich schon ein bis zwei Tage vergangen.
Seine Assistentin nimmt das Formular und trägt es zum Mitarbeiter. Dieser heftet das Blatt mit der Unterschrift ab. Schließlich muss er ja dokumentieren, dass er sich die Genehmigung für den Regelverstoß eingeholt hat – dieser liegt ja außerhalb seines Verantwortungsbereichs. Vielleicht sendet er es auch an den zuständigen IT-Kollegen weiter, der die Farb-Option an diesem Drucker dafür kurzzeitig aktivieren muss.
Und dann, ja dann kann der brave Mitarbeiter endlich seinen Druckauftrag senden. Bravo. So frisst der bürokratische Aufwand des Regel-Wahnsinns die gewünschte Kosteneinsparung im Nu wieder auf.
Das bessere Duo
Möglicherweise übertreibe ich ein wenig. Und doch kenne ich viele Unternehmen mit ähnlichen Genehmigungsverfahren. Und im Kern müssen sich VW und alle anderen, die glauben, eine komplexe Welt ließe sich durch Regeln steuern, solch eine Kritik gefallen lassen. Ein Duo aus Bevormundung und Regeln ist kein taugliches Mittel, ein Unternehmen gut in die Zukunft zu führen – auch nicht, wenn es um Kosteneinsparung geht.
Sie sollten dieses Duo in Ihrem Unternehmen daher durch ein neues ablösen: Gebildet wird dieses erfolgsversprechende Ensemble aus Eigenverantwortung und Prinzipien.
Im Fall VW und der Druckkostenreduzierung könnte VW folgendes Prinzip vereinbaren: Wir gehen verantwortlich mit Druckkosten um und nutzen Farbausdrucke nur, wenn es wirklich erforderlich ist.
Prinzipien lassen – im Gegensatz zu Regeln – den Mitarbeiter Handlungs- und Entscheidungsspielraum. So stärken Sie die Verantwortungsübernahme Ihrer Mitarbeiter.
Das Duo aus Prinzipien und Eigenverantwortung können Sie auch zum Beispiel ganz wunderbar bei den Reisekosten spielen lassen.
Erfolgreiches Reise-Duo
Detaillierte und starre Regelungen zu Reisekosten verhindern in etlichen Unternehmen derzeit, dass die Mitarbeiter vielfältige günstige Reiseangebote nutzen können. Vielleicht ist das Erste-Klasse-Ticket bei der Bahn diesmal tatsächlich günstiger als der billigste Flug? Oder möglicherweise ist die Fahrt mit einem angemieteten Pkw die sinnvollste Wahl? Die Preispolitik der unterschiedlichsten Verkehrsanbieter ist so komplex, dass nur im individuellen Einzelfall beurteilt werden kann, was die günstigste und sinnvollste Variante ist. Diese Entscheidung sollten Sie deswegen Ihren Mitarbeitern überlassen.
Orientierung bei der Entscheidung könnte folgendes Prinzip geben: „Wir reisen kostenbewusst und wählen die sinnvollste Variante.“
Wenn Sie Sorge vor Missbrauch dieser Freizügigkeit haben, so empfehle ich Ihnen: Machen Sie die Reisekosten transparent. Sie werden sehen, dass mögliche einzelne Ausreißer sich in der sozialen Kontrolle schnell selbst regulieren.
Steuern Sie Ihr Unternehmen also mehr durch Prinzipien, statt durch Regeln. So erzielen Sie bessere Ergebnisse. Gleichzeitig machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Gestaltern. Sie erhöhen deren Motivation und Sie erhöhen die Flexibilität in Ihrer Organisation.
Ganz nebenbei: Das nenne ich wirksame und sinnvolle Kosteneinsparung. Und Sie?Hat Ihnen dieser Beitrag gefallen? Dann freue ich mich, wenn Sie ihn teilen, mir auf den sozialen Kanälen folgen oder für weitere Impulse meinen Newsletter abonnieren: https://christophbauer.me/newsletter/[vc_column][/vc_column][/vc_row][vc_column][/vc_column][/vc_row]